ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) ที่คุณสมบัติดังกล่าวและข้อเสนอแนะ

จนกระทั่งไม่กี่ปีที่ผ่านมาเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็จะเรียกว่าอนาคตที่สดใส วันนี้พวกเขามีการใช้กันอย่างแพร่หลายในองค์กรภาครัฐและเอกชน แต่ที่สำคัญที่สุดว่ามีความต้องการที่มีการเติบโตใน SED ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คืออะไรและวิธีการทำงานพิจารณาตัวอย่างของระบบรัสเซียในปัจจุบัน

ข้อกำหนดเบื้องต้น

เพื่อทำความเข้าใจวิธีการที่โปรแกรม EDS, คุณต้องพิจารณาแนวคิดพื้นฐานและวัตถุประสงค์ เป็นปัจจัยสำคัญที่เป็นตัวกำหนดทางเลือกของระบบใดระบบหนึ่งหรืออื่น

หากองค์กรสามารถทำงานในการควบคุมอย่างเป็นทางการต้องในเอกสารไม่มี กับการถือกำเนิดของกระบวนการทางธุรกิจที่มีความจำเป็นสำหรับกลไกการควบคุมด้วยความช่วยเหลือของเอกสารที่ได้รับคำสั่ง หากคุณไม่ได้มีส่วนร่วมในการทำธุรกรรมในเวลาที่เหมาะสมที่พวกเขาจะเริ่มต้นที่จะสร้างขึ้นและได้รับหายไป

อีกวิธีหนึ่งคือผู้ให้บริการกระดาษรูปแบบการจัดเก็บไฟล์พิเศษบนเซิร์ฟเวอร์ แต่การทำงานเป็นเวลานาน ด้วยการเพิ่มปริมาณของความต้องการที่เพิ่มขึ้นสำหรับการจัดเก็บข้อมูลและการประสาน

มีภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกคือว่าจะใช้ในการจัดเก็บกระดาษเก่าหรือ SED คือสิ่งที่สำคัญที่สามารถรับได้ผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์? ปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กร

ผลกระทบทางเศรษฐกิจ

ประสิทธิภาพการดำเนินงานจะเพิ่มขึ้นในสองวิธีลดค่าใช้จ่ายหรือเพิ่มผล เอกสาร DMS สามารถบรรลุเป้าหมายของทั้งสองในครั้งเดียว นั่นคือการเปิดตัวของระบบที่ช่วยให้องค์กรที่จะใช้จ่ายน้อย แต่ได้รับมากขึ้น

ลดค่าใช้จ่ายจะดำเนินการโดยการลดค่าใช้จ่ายกระดาษเวลาค่าใช้จ่ายในการเร่งการแลกเปลี่ยนข้อมูลการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กร

เพื่อประเมินประสิทธิผลของการที่มีโปรแกรม EDS คุณจะต้องคำนวณค่าใช้จ่ายในการทำงานเกี่ยวกับการออกแบบของเอกสารกระดาษ บริษัท ที่ปรึกษาด้านการประเมินการดำเนินงานดังกล่าวครอบครอง 20% ของเวลา ระบบการทำงานของระบบราชการของรัสเซียก็จะใช้เวลามากขึ้นกว่าที่ - 60% ของเวลา การแนะนำของ SED จะช่วยลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้อย่างน้อย 10 ครั้ง

การจัดการสำนักงานและการจัดการเอกสาร

สองคำนี้มีการเชื่อมโยง เอกสาร - คำที่หมายถึงชุดอย่างเป็นทางการของกฎระเบียบในการทำงานกับเอกสาร บางระบบ EDS สามารถปรับเปลี่ยนได้ภายใต้กฎระเบียบของสำนักงาน แต่มีระบบที่อยู่บนพื้นฐานของการที่ได้เกิดขึ้นแล้วเอกสาร

เอกสารที่เป็นหน่วยของข้อมูลที่จัดเก็บในสหพันธ์ ขั้นตอนการทำงานจะถูกสร้างขึ้นจากความหลากหลายของแหล่งที่มา: ระบบอื่น ๆ การใช้งาน e-mail แต่แรกและสำคัญที่สุด - จากกระดาษสแกน ดังนั้นสแกนเนอร์และอุปกรณ์อื่น ๆ ที่เป็นส่วนหนึ่งของ SED ร้านค้าระบบเอกสารทั้งหมดที่เป็นประวัติศาสตร์ของพวกเขาให้กับองค์กรของการเคลื่อนไหวที่ดำเนินการกับพวกเขากระบวนการทางธุรกิจ

เช่นในพื้นฐานคือการตัดสินใจ, การสั่งซื้อและคำสั่งของสหพันธ์ ผ่านพวกเขาและการจัดการองค์กร เอกสารใด ๆ ที่มาพร้อมกับ "ความช่วยเหลือ" สาขาตั้งอยู่บนรูปแบบขึ้นอยู่กับชนิดของเอกสาร ระบบข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลสำหรับแต่ละเขตข้อมูลของบัตร

ฟังก์ชั่นและงานของ SED

โปรแกรมจัดการเอกสารถูกออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้:

• การจัดระบบของการทำงานกับเอกสาร
• การสร้างเอกสารจากแม่แบบการจัดเก็บข้อมูลการลงทะเบียน;
• ระบบอัตโนมัติของบัญชี
• การจำแนกประเภทของเอกสาร

ให้เราตรวจสอบอย่างใกล้ชิดฟังก์ชั่น SED ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ใช้ในการ:

• สร้างการ์ด
• การก่อตัวของข้อความของเอกสารนั้น
• จัดเก็บข้อมูลในรูปแบบไฟล์ PDF หรือคำ ms รูปแบบ;
• การควบคุมสิทธิการเข้าถึงของผู้ใช้;
• การสร้างเส้นทาง;
• เอกสารการควบคุมการจราจร
• ส่งการแจ้งเตือนการแจ้งเตือน;
• เข้าสู่ระบบหนังสืออ้างอิงลักษณนาม;
• การก่อตัวของคำแนะนำ;
• ค้นหาและการลงนามในเอกสาร
• รายงานการสร้าง

สำหรับคุณสมบัติทั้งระบบรวมถึง:

• การทำงานระยะไกลที่มีเอกสาร
• ใช้ฐานข้อมูลสำหรับการจัดเก็บข้อมูล
• ทำงานพร้อมกันกับ EDS;
• การรักษาความปลอดภัยผ่านใบรับรองบาร์โค้ดและส่วนบุคคล

ข้อดีและข้อเสีย

เปลี่ยนไป EDS มีข้อดีมากกว่าข้อเสีย อย่างไรก็ตามโครงการจัดอย่างถูกต้องสามารถทำลายทุกข้อได้เปรียบของระบบอัตโนมัติ EDMS เป้าหมายการดำเนินการควรจะทำได้ ประโยชน์ที่ได้รับรวมถึง:

• การจัดเก็บข้อมูลที่มีโครงสร้างส่วนกลางของข้อมูล
• วิธีการเดียวกันในการสร้างและการประมวลผลของเอกสาร;
• โดยใช้แม่แบบ;
• ค้นหา;
• การเข้าถึงการตรวจสอบ

ข้อเสียคือค่าใช้จ่ายเริ่มต้นสูงและการทำงานที่พิถีพิถันในการฝึกอบรมผู้ใช้

กระบวนการจัดการเอกสาร

EDMS เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่านจำนวนของขั้นตอนในหลักสูตรของการที่เอกสารที่ได้รับมอบหมายให้คุณสมบัติบางอย่าง การประมวลผลจะดำเนินการทั้งตนเองและโดยอัตโนมัติ ในกรณีที่ชุดที่สอง:

• เงื่อนไขของการเปลี่ยนแปลงระหว่างขั้นตอนนั้น
• แยกของเส้นทาง;
• รอบการประมวลผล;
• ทำงานย่อยจับเวลาขั้นตอนการประมวลผล
• บทบาทของผู้ใช้ที่กำหนดไว้

ประเภทของการรักษา:

• สร้างเอกสาร
• การตัดต่อ
• การเปลี่ยนชื่อ
• การย้าย
• ประหยัด
• การจัดทำดัชนี
• ลบ

EDS ค่าใช้จ่าย

ขั้นตอนการทำงานแบบเต็มไม่สามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องมีใบอนุญาตเซิร์ฟเวอร์, ปรับแต่งที่สมบูรณ์และการฝึกอบรมของผู้ใช้ทุกคน แต่ละองค์ประกอบเหล่านี้ต้องมีค่าใช้จ่ายเงินสดขนาดใหญ่ นอกจากนี้เราไม่ควรลืมเกี่ยวกับการรวมกลุ่มของสหพันธ์กับระบบอื่น ๆ การปรับปรุงฐานข้อมูลและซอฟต์แวร์การสนับสนุนทางเทคนิคและบริการให้คำปรึกษาอื่น ๆ เพื่อสนับสนุนค่าใช้จ่าย

การดำเนินงานของ SED

การดำเนินงานของโครงการอาจใช้เวลาหลายเดือน กระบวนการขึ้นอยู่กับปริมาณของกระบวนการสารคดีและความสามารถทางการเงินสถาบันและทรัพยากร การดำเนินการจะดำเนินการในขั้นตอนวิธีการดังกล่าว

• การสร้างคณะทำงานมุ่งมั่นของหัว;
• ความหมายของเป้าหมายและวัตถุประสงค์;
• การตรวจสอบของกระบวนการเอกสารที่มีอยู่
• การพัฒนาของข้อกำหนดทางเทคนิค;
• ทางเลือกของอีดีเอส;
• บทสรุปของข้อตกลงเกี่ยวกับการดำเนินงานของสหพันธ์;
• การพัฒนาและการอนุมัติของกฎระเบียบของการทำงาน;
• ตรวจสอบการกรอกข้อมูลเบื้องต้นของไดเรกทอรี;
• การทดสอบเบื้องต้น EDS;
• การฝึกอบรมพนักงาน
• การดำเนินการทดสอบของสหพันธ์;
• การวิเคราะห์ผลการดำเนินงานการทดสอบ;
• แก้ไขข้อผิดพลาด;
• การดำเนินการของ SED

การแนะนำของข้อผิดพลาด

ความสนใจโดยเฉพาะควรจะจ่ายให้กระบวนการเหล่านั้นว่าจำเป็นต้องมีเอกสารกระดาษ ความผิดพลาดที่สำคัญ - การทำสำเนาของเอกสารกระดาษอิเล็กทรอนิกส์ นี้มีความซับซ้อนในการทำงานและทำให้เกิดทัศนคติเชิงลบอัตโนมัติ สำหรับการดำเนินงานของการทำงานแบบคู่ไม่มีใครจ่าย เราจำเป็นต้องสร้างกระบวนการอัตโนมัติโดยไม่ต้องทำซ้ำ ความผิดพลาดที่สอง - unpreparedness ของบุคลากร ส่วนใหญ่มักจะกระบวนการใหม่มีการรับรู้กับความเป็นปรปักษ์ ดังนั้นเราจึงต้องอธิบายให้กับพนักงานว่าทำไมเป็นที่รู้จัก sed เพื่อให้พวกเขาจงใจเดินไปที่กระบวนการฝึกอบรม

เทคโนโลยีการจัดเก็บเอกสาร

สหพันธ์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์รวมถึงคุณลักษณะตามที่มีการค้นหา, การจัดหมวดหมู่และการจัดกลุ่มของรายงานการก่อสร้าง บางครั้งเอกสารถูกสร้างขึ้นจากแม่แบบบางครั้ง - โดยการถ่ายโอนข้อมูลจากฐานข้อมูล แอตทริบิวต์จะถูกเก็บไว้ในตาราง ไฟล์ตัวเองจะอยู่ในโฟลเดอร์จัดเก็บข้อมูลจากมัน - ในไดเรกทอรีฐานข้อมูล การเข้าถึงข้อมูลจะได้รับเฉพาะผู้ใช้ระบบ EDMS

สแกนสตรีมคืออะไร?

การไหลของเอกสารการประมวลผลตามตำแหน่งของกลุ่มตัวอย่างในไฟล์ทำได้โดยใช้สแกนเนอร์ ในระหว่างขั้นตอนการสแกนโดยอัตโนมัติอาจสร้างบาร์โค้ดบนเอกสารและลงทะเบียนในฐานข้อมูลและจากนั้นมุ่งเน้นไปที่เส้นทางที่กำหนด

OCR

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นี้ DMS แปลงภาพอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารในรูปแบบของภาพถ่าย JPEG หรือรูปแบบข้อความ มันใช้ซอฟต์แวร์พิเศษเป็นโปรแกรมเดี่ยวหรือ ESCOM.BPM แบบบูรณาการใน SED ESCOM.BPM คืออะไร? เอกสารนี้โปรแกรมการรับรู้ที่พิมพ์ด้วยตัวอักษรที่แตกต่างกัน มันควรจะตั้งข้อสังเกตอย่างไรว่าการใช้งานที่เป็นอิสระมีคุณสมบัติมากขึ้นและได้รับรู้ข้อความที่เขียนด้วยลายมือ

บาร์โค้ด

เทคโนโลยีนี้มีชุดของขั้นตอนการจัดตั้งและการประยุกต์ใช้บาร์โค้ดกราฟิกบนเอกสาร บาร์โค้ดที่ไม่ซ้ำกันจะถูกสร้างขึ้นผ่านเซิร์ฟเวอร์ระบบ เขาให้สำหรับบัตรประจำตัวของเอกสารการค้นหาอย่างรวดเร็วบนพื้นฐานของการกระจายและการเก็บรักษาเว็บไซต์ เมื่อลงทะเบียนเอกสารที่พิมพ์บนฉลากของบาร์โค้ดที่สอดคล้องกับตัวบ่งชี้ของบัตรอิเล็กทรอนิกส์ เขาถูกตรึงอยู่กับรุ่นกระดาษของเอกสาร

EDS

ลายเซ็นดิจิตอลจะช่วยให้การตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารและข้อมูลที่เปลี่ยนไม่ การลงนามจะกระทำโดยใช้ซอฟต์แวร์การเข้ารหัสลับและกุญแจ - ใบรับรอง หลังเป็นไฟล์ในรูปแบบพิเศษที่สร้างใหม่ในใจกลางของปัญหาของใบอนุญาตที่ เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลที่ควรเก็บไว้ในใบรับรองมาร์ทการ์ดหรือคีย์ I-Token พวกเขาได้รับการคุ้มครองโดยรหัส PIN หาก PIN ถูกป้อนหลายครั้งผิดแล้วใบรับรองถูกปิดกั้นโดยอัตโนมัติ

เต็มรูปแบบข้อความและค้นหาแอตทริบิวต์

ค้นหาแอตทริบิวต์ที่ถูกดำเนินการโดยใช้รูปแบบพิเศษของหลายค่าของเขตข้อมูลบัตร ยกตัวอย่างเช่น "คู่สัญญา" เกณฑ์การให้ข้อมูลการค้นหาในฟิลด์ "ผู้รับ" หรือ "SENDER" ระบบเปรียบเทียบเกณฑ์เข้ามาจากข้อมูลในบัตรและเก็บผลในบัตรเหล่านั้นซึ่งได้รับความบังเอิญ การค้นหาจะดำเนินการโดยคำนึงถึงการแข่งขันที่แน่นอนหรือบางส่วน

ค้นหาข้อความเต็มรูปแบบที่จะดำเนินการตามข้อมูลในเอกสารรวมทั้งรูปแบบคำผ่านฐานข้อมูลเครื่องมือในตัวเช่น MS SQL Server, Oracle สำหรับค้นหาไฟล์เต็มรูปแบบควรจะถูกป้อนเข้าสู่ฐานข้อมูลในรูปแบบเอกสาร (doc) ตาราง (xls) นำเสนอรายงาน