การไหลเวียนเอกสารเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการทำงาน

การจัดการเอกสารถือว่าเป็นกฎที่การตัดสินใจลงนามภายในองค์กรหรือสถาบันนั้นมีความก้าวหน้าตั้งแต่ขณะที่ได้รับการจัดเก็บข้อมูล พื้นฐานของแนวคิดนี้คือการรับเอกสารการพิจารณาการถ่ายโอนไปยังหน่วยงานผู้บริหารการดำเนินมาตรการขององค์กรเพื่อดำเนินการการรับรองการลงทะเบียนการส่งเพื่อจัดเก็บ

นี่คือกระบวนการที่คำนึงถึงกรณีของการเคลื่อนย้ายเอกสารพร้อมกับความเร็วในการเคลื่อนที่ผ่านกรณีเหล่านี้ การหมุนเวียนของเอกสารเป็นกระบวนการที่ต้องสัมพันธ์กับกิจกรรมข้อมูลของเครื่องมือการบริหารโดยมีเอกสารประกอบการตัดสินใจแต่ละครั้งการจัดเก็บเอกสารที่ได้รับใหม่

จำนวนมากของข้อบกพร่องในกิจกรรมของอุปกรณ์การจัดการจำนวนมากเกิดขึ้นอย่างแม่นยำกับองค์กรที่ไม่ดีของการเคลื่อนไหวของเอกสาร ตัวอย่างเช่นกระบวนการของการไหลเวียนของเอกสาร การตัดสินใจ ของผู้ บริหาร ควรรวมถึงองค์ประกอบที่จำเป็นสามประการ:

• ข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจ (ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่เชื่อถือได้ซึ่งยืนยันความถูกต้องของการตัดสินใจ);
• เอกสารการตัดสินใจเอง (เอกสารการบริหาร);
• ควบคุมการดำเนินการ (ซึ่งรวมถึงการจัดระเบียบงานที่เสนอไว้วิธีการบรรลุผลงานการปฏิบัติตามข้อกำหนดในการให้บริการ)

ดังที่เห็นได้จากตัวอย่างข้างต้นเวิร์กโฟลว์คือการ รวบรวมข้อมูล บนพื้นฐานของการตัดสินใจของผู้ดูแลระบบ การเตรียมการแก้ปัญหาเองรวมทั้งการแก้ไขการเจรจาต่อรองการร่างขึ้นเพื่ออนุมัติ ทุกขั้นตอนเหล่านี้จำเป็นต้องมีการเคลื่อนที่ของเอกสารไม่เพียง แต่ระหว่างโครงสร้างขององค์กรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงนักแสดงจากช่างเทคนิคผู้เชี่ยวชาญต่อผู้บริหาร ข้อสรุปจากตัวอย่างนี้ก็คือยิ่งความเร็วในการเคลื่อนย้ายเอกสารสูงเท่าใดคุณภาพของการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอนก็ยิ่งดียิ่งขึ้นเท่านั้นกระบวนการจัดการองค์กรโดยรวม

คำว่าตัวเองปรากฏตัวในวรรณคดีในยุค 20 ในเวลานั้นก็เชื่อว่าเวิร์กโฟลว์เป็น องค์กรของการ ทำงานที่มุ่งก่อสร้างที่มีเหตุผลของ อุปกรณ์ของรัฐ โดยรวมการกระจายความรับผิดชอบระหว่างนักแสดงและบริการต่างๆ ในปีพ. ศ. 2474 สถาบันเทคโนโลยีการจัดการได้พยายามครั้งแรกในการกำหนด หลักเกณฑ์การจัดการองค์กร แบบครบวงจร มีการวางกฎตามที่การรับเอกสารการจัดส่งเอกสารกฎการบังคับใช้การลงนามควรทำ ขั้นต่อไปในการพัฒนาเศรษฐกิจได้รับการออกกฎหมายระเบียบข้อบังคับดังกล่าวเป็นงานธุรการที่เน้นหลักคือการดำเนินงานด้านเทคนิคของแต่ละบุคคล โปรแกรมของการไหลเวียนเอกสารโดยการกระทำที่กฎหมายเหล่านี้ไม่ได้กล่าวถึงแม้ว่าในสาระสำคัญทุกอย่างรวมถึงองค์กรของการเคลื่อนไหวเอกสาร ตั้งแต่ปีพ. ศ. 2517 ได้มีการลงนามในเอกสารหลักเพื่อควบคุมกระบวนการจัดทำเอกสารทั้งหมดซึ่งมีผลถึงปัจจุบัน

การดำเนินการทางกฎหมายนี้เรียกว่า "ระบบการจัดการเอกสารที่มีรูปแบบเดียว (Uniform State System of Document Management)" (YGSD) ซึ่งมีจุดมุ่งหมายในการจัดระเบียบเอกสารการเคลื่อนไหววิธีการทางเทคโนโลยีในการประมวลผลและกฎการประยุกต์ใช้ ในคอลเลกชันนี้กฎหลักคือสูตร: "การไหลเวียนเอกสารคือการเคลื่อนไหวของเอกสารตามเส้นทางที่สั้นที่สุดรวมทั้งค่าใช้จ่ายขั้นต่ำของเวลาและแรงงาน" โดยการใช้กฎที่ได้รับอนุมัติในทางปฏิบัติเท่านั้นสามารถนับการปรับปรุงชีวิตของประชากรของประเทศการเติบโตของเศรษฐกิจของรัฐ

เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านี้จำเป็นต้องมีผู้จัดการที่มีวินัยและมีความรับผิดชอบซึ่งการดำเนินการจัดการเอกสารตาม YGSD จะเป็นเรื่องของเกียรติและมโนธรรม