บันทึกจดหมายเหตุองค์กรการจัดการ: GOST คำแนะนำการใช้เอกสารกฎ แนวทางการจัดการระเบียนจดหมายเหตุ

จดหมายเหตุกฎการจัดการระเบียนมีข้อกำหนดที่สำคัญในการทำงานกับเอกสารและวัสดุที่ไม่ได้มีส่วนร่วมในกิจกรรมในปัจจุบันของ บริษัท พวกเขามีสูตรให้สอดคล้องกับปัจจุบัน กรอบการกำกับดูแล, การประมวลผลขอบเขตการกำกับดูแลการรวบรวมและจัดเก็บข้อมูล คำสำคัญที่ใช้ในกรอบของมาตรฐานชุดสำหรับการจัดการเอกสารประวัติ เมื่อพวกเขาเข้าไปในร่างความก้าวหน้าทางบัญชีในการใช้เทคโนโลยีและเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัย พิจารณาต่อพื้นฐานของการจัดการระเบียนจดหมายเหตุ

เหตุการณ์

แนวทาง สำหรับการจัดการบันทึกจดหมายเหตุนำไปใช้กับหน่วยงานภาครัฐ พวกเขายังจะต้องสำหรับธุรกิจมีส่วนร่วมในบางประเภทของการทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งระเบียบที่นำไปใช้ในส่วนของรายละเอียดการลงทะเบียนการเก็บรักษาและการใช้เอกสารของกองทุนถาวรของสหพันธรัฐรัสเซียที่อ้างถึงทรัพย์สินของรัฐ

เขตการปกครองของผู้ประกอบการการทำงานร่วมกับภาพยนตร์ Phonographic, วิดีโอ, รูปภาพ, แผนที่, วิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี, ข้อมูล telemetry, ภายใต้บทบัญญัติที่กำหนดไว้ในการวางแผนและการรายงาน

หน้าที่และสิทธิที่จะจัดตั้งองค์กรในข้อมูลที่เก็บไว้สำหรับการจัดเก็บชั่วคราวของเอกสารของ RF AF ให้พื้นฐานของกฎหมายภาคการผลิต (จาก 1993) ตำแหน่ง (จากปี 1994 และปี 1998 ตามลำดับ.) กรอบการกำกับดูแลในรูปแบบการกระทำที่ถูกต้องตามกฎหมายที่มีความสำคัญในระดับภูมิภาค การพิจารณากฎระเบียบที่ไม่ได้นำไปใช้กับเอกสารการทำงานที่ถูกควบคุมโดยกฎหมายของรัฐบาลกลาง№ 5485-1 และประธานาธิบดี№ 1203 จาก 1995/11/30 ที่

เสร็จสิ้น

มันเป็นระบบการเติมเต็มของฐานสารคดีของหน่วยงานองค์กร หยิบรวมถึงการกำหนด:

1. แหล่งที่มา
2. องค์ประกอบของวัสดุที่จะได้รับ

ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมนี้จะดำเนินการยังออกการโอนโดยตรงของเอกสารที่จัดเก็บ ในฐานะที่เป็นแหล่งที่มา:

1. หน่วยองค์กร
2. บุคคลที่มีอยู่จริง
3. โครงสร้างผู้ใต้บังคับบัญชา

องค์ประกอบของวัสดุ

สำหรับบันทึกจดหมายเหตุการเรียนการสอนการจัดการคุณภาพการเข้าซื้อกิจการที่มีการดำเนินการชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) กรณีและการจัดเก็บถาวร ยังสรุปข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน กรณีที่อายุน้อยกว่า 10 ปีที่ผ่านมาเป็นกฎที่เก็บไว้จะไม่ถ่ายโอน พวกเขามีอยู่ในส่วนที่เกี่ยวข้องขององค์กร ในตอนท้ายของอายุการเก็บรักษาของสิ่งต่างๆจะถูกทำลาย รายละเอียดของตัวละครแต่ละคนจะถูกส่งตามคำร้องขอของเจ้าของ ต่อจากนั้นพวกเขาจะถูกส่งไปยังหอจดหมายเหตุของรัฐสำหรับเนื้อหาถาวร การโอนยังจะต้องเป็นวัสดุรัฐวิสาหกิจสารตั้งต้นและการชำระบัญชีโครงสร้างผู้ใต้บังคับบัญชา

การจัดการระเบียนเอกสารและระบบการตั้งชื่อ

พนักงานผู้มีอำนาจปฏิบัติงานด้วยวัสดุที่มีข้อมูลขององค์กรให้เป็นระบบรายชื่อของกรณี เขาเรียกว่า nomenklatura ที่ก่อตัวของมันบ่งบอกถึง อายุการเก็บของ วัสดุ สำหรับบันทึกจดหมายเหตุคู่มือการจัดการส่วนกำหนดผู้มีอำนาจในการตรวจสอบและอำนวยความสะดวกในการให้บริการในการจัดทำระบบการตั้งชื่อที่ รายการระบบทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการก่อตัวของสินค้าคงเหลือของวัสดุของข้อมูล (ไม่เกิน 10 ปี) การจัดเก็บข้อมูลแบบถาวรและชั่วคราว ศัพท์ยังเป็นเอกสารทางบัญชีที่สำคัญ มันถูกใช้สำหรับการลงทะเบียนของกรณีของการจัดเก็บชั่วคราวรวมทั้งระยะน้อยกว่า 10 ปีที่ผ่านมา โครงการจัดระบบการตั้งชื่อที่จัดตั้งขึ้นอาจจะใช้เมื่อมีการพัฒนาการกระทำแฟ้มบัตรดำเนินการ

การจัดหมวดหมู่

เก็บบันทึกจดหมายเหตุจัดการจะดำเนินการในสามประเภทของศัพท์:

1. ตามแบบฉบับ
2. เป็นแบบอย่าง
3. ส่วนบุคคล (สำหรับ บริษัท โดยเฉพาะ)

ครั้งแรกที่กำหนดองค์ประกอบของวัสดุที่สร้างขึ้นในสถาบันการศึกษาที่คล้ายกัน ศัพท์มาตรฐานถือว่าเป็นเอกสารกำกับดูแล การจัดระบบประมาณกำหนดองค์ประกอบโดยประมาณของวัสดุข้อมูลสำหรับองค์กรที่ได้รับการคุ้มครองโดยการกระทำของมันแสดงให้เห็นดัชนี แต่ก็มีตัวละคร recommendatory เหล่านี้ประเภทของการจัดระบบที่ใช้ในการก่อตัวของช่วงที่แต่ละบุคคลและโอนเข้าได้โดยไม่ต้องมีการเปลี่ยนแปลง

คุณสมบัติการเตรียมความพร้อม

เอกสารสำหรับการจัดการระเบียนองค์กรจดหมายเหตุจัดระบบในรูปแบบที่กำหนดให้สอดคล้องกับระบบการตั้งชื่อของหน่วยงานโครงสร้าง หลังควรจะตกลงและลงนามโดยผู้นำ

ระบบการตั้งชื่อขององค์กรที่จะทำในรูปแบบทั่วไป มันเป็น initialed โดยหัวของการจัดเก็บหรือบุคคลในค่าใช้จ่ายที่ลงนามโดยหัวของการให้บริการหรือพนักงานผู้มีอำนาจ ศัพท์จะต้องได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญและจากนั้นได้รับการอนุมัติโดยกรรมการของ บริษัท ฯ หลังจากดำเนินการตามขั้นตอนเหล่านี้หัวของหน่วยโครงสร้างขององค์กรที่ให้สารสกัดจากส่วนที่เกี่ยวข้องด้วย

ระบบการตั้งชื่อสำหรับปีที่ผ่านมาเกิดขึ้นในช่วงไตรมาสสุดท้ายของงวดปัจจุบัน การประสานกันจะดำเนินการอย่างน้อย 1 ครั้งใน 5 ปี ถ้าคุณเปลี่ยนโครงสร้างและหน้าที่ขององค์กรศัพท์ใหม่

ขั้นตอนการรวบรวมกิจการ

การก่อตัวที่เรียกว่าการจัดกลุ่มทำหน้าที่ดำเนินการให้สอดคล้องกับระบบการตั้งชื่อ จดหมายเหตุองค์กรการจัดการระเบียนรวมถึงการจัดระบบข้อมูลให้สอดคล้องกับชื่อของโฟลเดอร์ที่ ไม่อนุญาตให้มีการจัดกลุ่มของสำเนาซ้ำและร่าง ยกเว้นยานพาหนะที่มีมูลค่าสูง จะต้องไม่วางในโฟลเดอร์กระดาษจะถูกส่งกลับ

การดูแลรักษาการเก็บบันทึกจดหมายเหตุจะดำเนินการที่วัสดุการจัดการการให้บริการข้อมูลจากส่วนกลางและในการกระจายอำนาจ - หน่วยงานทั้งโครงสร้างและการแบ่งดังกล่าวข้างต้น การจัดกลุ่มจะดำเนินการภายใต้การกำกับดูแลโดยตรงของบุคคลที่มีความรับผิดชอบต่อความปลอดภัยของสื่อเก็บข้อมูล หากมีความจำเป็นอาจจะเป็นพนักงานที่เกี่ยวข้องของรัฐเอกสารเก่า

ข้อกำหนดที่สำคัญ

การจัดการระเบียนเอกสารจะดำเนินการให้สอดคล้องกับความต้องการของกฎระเบียบ ในการสร้างโฟลเดอร์ที่มี ผู้ให้บริการข้อมูลที่ จำเป็นที่จะต้องตอบสนองความต้องการต่อไปนี้:

1. วัสดุสำหรับการจัดเก็บชั่วคราวและถาวรมีการจัดกลุ่มแยกต่างหาก
2. โฟลเดอร์จะรวมอยู่ในหนึ่งสำเนาแต่ละกระดาษ
3. โฟลเดอร์ที่ควรจะเป็นวัสดุที่นำเสนอสำหรับปฏิทินปีหนึ่ง ของกฎระเบียบนี้ แต่มีข้อยกเว้น เหล่านี้รวมถึง:

• แฟ้มส่วนบุคคลซึ่งจะเกิดขึ้นในช่วงระยะเวลาทั้งหมดของพนักงานที่เกี่ยวข้อง
• วัสดุและโครงสร้างของคณะกรรมการการเลือกตั้งที่ยืนอยู่กับพวกเขารองผู้อำนวยการกลุ่มที่ตกตะกอนในช่วงของการประชุมนั้น
• สถาบันการศึกษากระดาษดำเนินการและจัดกลุ่มในปีโรงเรียน;
• วัสดุละครลักษณะกิจกรรมของฤดูกาล;
• ประวัติศาสตร์และอื่น ๆ

โฟลเดอร์นี้จะต้องไม่น้อยกว่า 250 แผ่นที่ความหนาไม่เกิน 4 เซนติเมตร

การจัดกลุ่มของนิติกรรมทางปกครอง

การจัดการระเบียนเอกสารต้องมีการจัดระบบที่แตกต่างกันของผู้ให้บริการข้อมูล เหล่านี้รวมถึงแอตทริบิวต์การบริหารและการกระทำ พวกเขาจะถูกจัดกลุ่มตามประเภทและลำดับเหตุการณ์ของการใช้งาน:

1. บทบัญญัติของกฎเกณฑ์การอนุมัติโดยทำหน้าที่กำกับดูแลการทำหน้าที่เป็นภาคผนวก พวกเขาจะรวมกลุ่มกัน หากบทบัญญัติระเบียบกฎเกณฑ์ได้รับการอนุมัติการกระทำที่แยกจากกันเป็นระบบพวกเขาในแต่ละกรณี
2. การสั่งซื้อและการตัดสินใจของโครงสร้างที่สูงขึ้นสำหรับการดำเนินงานของพวกเขาถูกจัดกลุ่มตามพื้นที่ขององค์กร
3. การสั่งซื้อสินค้าที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรจัดระบบตามระยะเวลาการเก็บรักษา ด้วยปริมาณมากของวัสดุข้อมูลการกระทำที่สมควรในด้านที่แตกต่างกันของ บริษัท กลุ่มแยกต่างหาก
4. คำสั่งซื้อในพื้นที่ที่สำคัญของกิจกรรมจะจัดระบบแยกต่างหากจากการกระทำที่เกี่ยวกับพนักงาน ยกตัวอย่างเช่นคำสั่งของการจัดการระเบียนจดหมายเหตุจะรวมอยู่ในโฟลเดอร์เดียวกันและได้รับการแต่งตั้งจากหัวของการแบ่งความรับผิดชอบที่ - ไปยังอีก
5. ข้อ จำกัด ที่ได้รับอนุมัติรายงานประมาณการรายการแยกแผนและอื่น ๆ จัดกลุ่มแยกจากพวกเขาโครงการ
6. สถานที่ตั้งของเอกสารในแฟ้มส่วนบุคคลจะดำเนินการในลำดับที่พวกเขาจะได้รับ
7. ค่าใช้จ่ายค่าจ้างพนักงานใบหน้าจัดระบบในโฟลเดอร์ที่แยกต่างหาก พวกเขาจะถูกจัดเรียงตามลำดับตัวอักษร
8. ร้องเรียนข้อเสนอแนะข้อร้องเรียนของประชาชนเกี่ยวกับกิจกรรมของ บริษัท ฯ บันทึกของการพิจารณาและการดำเนินงานของพวกเขาจะถูกจัดกลุ่มแยกต่างหากจากการร้องเรียนของบุคคลในเรื่องส่วนบุคคล
9. ระบบของการติดต่อมักจะดำเนินการในช่วงเวลาที่ปฏิทินตามลำดับ ในกรณีนี้คำตอบที่มีอยู่หลังจากที่คำถาม ในกรณีของการต่ออายุของจดหมายในหัวข้อเฉพาะซึ่งเริ่มขึ้นในปีที่ผ่านมาเอกสารที่รวมอยู่ในโฟลเดอร์ของงวดปัจจุบัน ในกรณีนี้บ่งชี้ว่าดัชนีของปีที่ผ่านมา

ทำให้ผู้ให้บริการข้อมูลที่ได้รับการยอมรับเพื่อความปลอดภัย

การจัดการระเบียนเอกสารมีจำนวนของข้อกำหนดสำหรับหน่วยโครงสร้างการทำงานกับเอกสารที่เป็นกระดาษ ทำให้สายการบินอาจจะเป็นบางส่วนหรือทั้งหมด มันขึ้นอยู่กับเวลาการจัดเก็บข้อมูล การลงทะเบียนแบบเต็มจะดำเนินการในส่วนที่เกี่ยวกับเอกสารชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี), เนื้อหาถาวรเช่นเดียวกับการกระทำที่เกี่ยวกับพนักงาน มันเกี่ยวข้องกับ:

1. โฟลเดอร์ปก / เครื่องผูก
2. หมายเลขของแผ่น
3. การวาดภาพขึ้นหน้าพยาน
4. การก่อตัวของสินค้าคงคลังภายในถ้าจำเป็น
5. การปรับรายละเอียดของ แผ่นฝาครอบ พวกเขาสามารถแตะชื่อขององค์กรหมายเลขทะเบียนของโฟลเดอร์วันมากและอื่น ๆ

วัสดุที่ใช้สำหรับการจัดเก็บชั่วคราวรวมทั้งระยะน้อยกว่า 10 ปีที่ผ่านมาวาดในส่วนหนึ่ง ดังนั้นไม่ได้รับอนุญาตให้ดำเนินการจัดระบบของหลักทรัพย์ในโฟลเดอร์รายการมิได้นับไม่ได้เป็นของฉลากประกัน

ความแตกต่าง

การจัดการระเบียนจดหมายเหตุ - กิจกรรมที่ผู้เชี่ยวชาญให้ไม่เพียง แต่ผู้ให้บริการด้านความปลอดภัยข้อมูล แต่ยังมีโอกาสที่จะทำงานกับพวกเขาควรจะต้องเกิดขึ้น ด้วยเหตุนี้การกระทำ constituting โฟลเดอร์ที่ยื่นโดยสี่เจาะในปกกระดาษแข็ง พวกเขายังได้รับอนุญาตให้ผูกพิจารณาความเป็นไปได้ของการอ่านตำรามติวันที่ของการขอวีซ่าในเอกสารทั้งหมด

ในการเตรียมการสำหรับการจัดกลุ่มของรัดโลหะทุกชนิดจะถูกลบออก วัสดุที่มีไว้สำหรับการจัดเก็บข้อมูลอย่างถาวรและประกอบด้วยการกระทำที่มีคุณค่าโดยเฉพาะอย่างยิ่งหรือไม่ฟอร์แมตที่มีอยู่ในโฟลเดอร์รั้วรอบขอบชิดสามวาล์วกับสตริงหรือในกล่องพิเศษ

เมื่ออยู่ในเอกสารที่ไม่มีเหตุสมควรที่มีลักษณะส่วนบุคคล (หนังสือการทำงานการ์ด, การ์ดทหาร ฯลฯ ). พวกเขาจะใส่ในซองแยกต่างหากและยื่นมันให้กับส่วนที่เหลือของวัสดุ ในตอนท้ายของโฟลเดอร์จะต้องนำเสนอเปล่าแผ่นพยาน ที่จุดเริ่มต้นของโฟลเดอร์แบบฟอร์ม sutured สำหรับพื้นที่ภายใน เพื่อความปลอดภัยและความสงบเรียบร้อยของการจัดเรียงของแผ่นกระดาษแต่ละนับเข้ากับเลขอารบิค กฎนี้ไม่ได้นำไปใช้กับหน้าและรูปแบบพยานสินค้าคงคลัง จำนวนจะใส่ดินสอที่มุมขวาบน

แผ่นพยาน

มันทำตามคำสั่ง มันมีคำพูดและตัวเลข:

1. จำนวนแผ่นที่มีหมายเลข
2. จำนวนหน้าของสินค้าคงคลังภายใน

แผ่น-พยานยังกำหนดจำเพาะหมายเลข โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่จะตรวจสอบว่ามีตัวอักษรดัชนีรหัสที่ขาดหายไปจำนวนหน้าเว็บที่มีรูปถ่ายติดกาวหน้ารูปแบบขนาดใหญ่และอื่น ๆ นอกจากนี้บนแผ่นบ่งบอกถึงการปรากฏตัวของโบรชัวร์พิมพ์ในโฟลเดอร์ถ้าพวกเขายังไม่ได้รับการทำเครื่องหมายในเลขหลัก แผ่นพยาน Vised คอมไพเลอร์ ภายหลังการเปลี่ยนแปลงในสถานะและองค์ประกอบของโฟลเดอร์ควรจะทำเครื่องหมายในตัวเขามีการอ้างอิงถึงการกระทำที่เกี่ยวข้อง มันเป็นเรื่องที่ไม่ได้รับอนุญาตให้แผ่นพยานในหน้าชื่อของโฟลเดอร์หรือมูลค่าการซื้อขายสุทธิในหน้าสุดท้ายของเอกสารที่อยู่ในนั้น

สินค้าคงคลังภายใน

มันจะเกิดขึ้นสำหรับการจัดเก็บข้อมูลและการบัญชีเวลาวัสดุ (มากกว่า 10 ปี) และเนื้อหาอย่างต่อเนื่อง สินค้าคงคลังภายในรวบรวมสำหรับธุรกิจที่สร้างขึ้นโดยสายพันธุ์ของเอกสารชื่อเรื่องของเนื้อหาที่ไม่เป็นที่เปิดเผย รูปแบบที่ควรนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับหมายเลขของการโจมตีในดัชนีโฟลเดอร์ชื่อวันที่และหมายเลขหน้า

สำหรับสินค้าคงคลังที่แนบบันทึกสรุปภายใน มันระบุไว้ในตัวเลขและคำจำนวนเอกสารที่รวมอยู่ในนั้นเช่นเดียวกับจำนวนของแผ่นขึ้นรูปมัน ราชบัณฑิตคอมไพเลอร์สินค้าคงคลังภายใน ถ้าโฟลเดอร์ที่ถูกผูกไว้หรือเย็บโดยไม่มีรูปแบบที่รวบรวมรายชื่อที่แนบมากับภายในของหน้าปก

การเปลี่ยนแปลงในองค์ประกอบของวัสดุที่ควรจะสะท้อนให้เห็นในโฟลเดอร์ "หมายเหตุ" โดยเฉพาะมันหมายถึงการกำจัดการเปลี่ยนกระดาษสำเนารวมทั้งเอกสารเพิ่มเติมในโฟลเดอร์ ในเวลาเดียวกันใส่ลงอ้างอิงถึงการกระทำที่เกี่ยวข้อง ถ้าจำเป็นสามารถเกิดขึ้นโดยรายการใหม่ไปยังแผ่นสรุปสินค้าคงคลังภายในเช่นเดียวกับจารึกของโฟลเดอร์พยาน