การเก็บรักษาสัญญาในองค์กร: กรอบการกำกับดูแล, กำหนดเวลา

การรักษาสัญญาเกี่ยวข้องกับปัญหาบางอย่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบางกรณีเป็นการยากที่จะกำหนดประเภทเอกสารเฉพาะที่ควรได้รับมอบหมายวิธีการจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ภายใต้เงื่อนไขอย่างไรวิธีทำลายและอื่น ๆ ปัจจัยทั้งหมดเหล่านี้ได้รับการควบคุมตามกฎหมาย แต่เนื่องจากความจริงแล้วสัญญาฉบับเดียวกันในสถานการณ์ที่ต่างกันอาจต้องใช้เวลาจัดเก็บข้อมูลต่างกันมักมีปัญหาทุกประเภทการตีความคลุมเครือและอื่น ๆ มีความจำเป็นต้องเข้าใจเรื่องทั้งหมดนี้แม้ว่าจะเป็นเรื่องยากก็ตาม ควรเข้าใจว่าในกรณีของความล้มเหลวที่จะปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมายในรูปทรงกลมเช่นการเก็บรักษาสัญญาในคลังการจัดการระเบียนจะไม่เพียง แต่ไม่มีประสิทธิภาพ แต่ยังเป็นอันตรายจากมุมมองของการลงโทษที่เป็นไปได้หรือปรับ

ทำไมต้องเก็บ

สัญญาต้องมีอย่างสม่ำเสมอไม่เพียง แต่ในช่วงเวลาของการกระทำของพวกเขา แต่ยังหลังจากนั้น บางทีข้อมูลบางอย่างจะต้องซึ่งสะท้อนอยู่ในเอกสารเหล่านี้ข้อมูลบางอย่างที่การจัดการจะต้องใช้และอื่น ๆ สถานการณ์ที่มีการถกเถียงกันมากซึ่งมักประกอบด้วยข้อเท็จจริงที่ว่าฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งหรืออีกฝ่ายไม่สุจริตดำเนินการตามหน้าที่ของตนสามารถแก้ไขได้ด้วยความช่วยเหลือของสัญญาทั้งในศาลและอย่างเป็นทางการในศาล นอกจากนี้ควรคำนึงถึงความเป็นไปได้ในการตรวจสอบในบางช่วงเวลาซึ่งจะดำเนินการโดยหน่วยงานควบคุมของรัฐ นอกจากนี้ยังสามารถขอเอกสารสำหรับช่วงเวลาที่ระบุได้และหากการจัดเก็บสัญญาในองค์กรกำหนดเวลาสำหรับการทำลายและหน้าที่อื่น ๆ ที่คล้ายคลึงกันไม่ได้ถูกต้องคุณสามารถกำหนดค่าปรับที่สำคัญได้ ธรรมชาติความเป็นผู้นำจะมีความผิดในสิ่งแรก แต่หลังจากที่สถานการณ์สงบแล้วเจ้านายจะจดจำไว้เพราะความผิดของเขามีปัญหาเท่าเทียมกัน นั่นคือสัญญาและเอกสารอื่น ๆ จะต้องมีการกำหนดอย่างเคร่งครัด ในหลาย บริษัท โดยทั่วไปพวกเขาต้องการที่จะขยายที่เก็บอย่างสม่ำเสมอและโดยทั่วไปจะไม่ทำลายอะไรเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่เป็นไปได้มากกว่าที่จะทำผิดพลาดและจัดเรียงผลที่ตามมา

กฎหมาย

กฎหมาย อธิบายถึงการจัดเก็บสัญญาใน องค์กรได้ ค่อนข้างชัดเจนหากเราไม่คำนึงถึงข้อเท็จจริงที่ว่าไม่สามารถประเมินเอกสารได้อย่างถูกต้องเสมอไป โดยรวมแล้วไม่มีกฎหมายแยกต่างหากสำหรับสัญญาโดยตรงพวกเขาจะถูกระบุไว้ในรายการทั่วไปของเอกสารจดหมายเหตุมาตรฐาน (หรือเอกสารการเก็บเอกสารการบริหาร) ที่เกิดขึ้นในกระบวนการของการทำงานองค์กรสถาบันของรัฐหน่วยงานรัฐบาลท้องถิ่นและอื่น ๆ ทั้งสองรูปแบบของรายการทั้งที่มีเอกสารการจัดการและเอกสารธรรมดาได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมและการสื่อสารมวลชนของสหพันธรัฐรัสเซีย ประเภทที่เกี่ยวกับการจัดการเอกสารคือเลขที่ 558 ลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 และแบบที่สอง - เลขที่ 1182 ลงวันที่ 31 กรกฎาคม 2550 ขอแนะนำให้ศึกษาเอกสารเหล่านี้ แต่อย่างใดที่ดีที่สุดคือเลือกเอกสารเหล่านั้นที่ใช้ในสถาบันใดสถาบันหนึ่งและอ้างถึงพื้นที่รับผิดชอบบางอย่าง มีข้อมูลจำนวนมากเกินไปในรายการที่จำได้ทั้งหมด แต่ถ้าคุณระบุว่าเอกสารใดเกี่ยวข้องกับสิ่งที่จัดเก็บไว้และมีการจัดเก็บมากน้อยแค่ไหนมีแนวโน้มว่าการจัดเก็บสัญญาจะกลายเป็นเรื่องง่ายและง่ายขึ้น ในหลาย ๆ กรณีเอกสารที่ใช้หมดทั้งหมดจะอยู่ภายใต้จุด 3-4 จุดโดยละเอียดเพื่อการศึกษาซึ่งไม่ใช่เรื่องยาก

ประเภทต่างๆ

ใช้ระบบสองระบบหลักในการแบ่งสัญญา ดังนั้นระบบที่น้อยที่สุดคือการมีผลผูกพันกับ อายุ การ เก็บรักษา จัดเก็บข้อมูลระยะสั้นและระยะยาว ตัวเลือกแรกหมายถึงการมีอยู่ของสัญญาถึง 10 ปี ครั้งที่สอง - มากกว่า 10 ปี ถาวรมักใช้เฉพาะเมื่อคุณไม่สามารถทำลายเอกสารได้เลย ระบบนี้ไม่สะดวกมากนัก การจัดเก็บสัญญาในคลังซึ่งระยะเวลาที่กำหนดในลักษณะนี้มักนำไปสู่ความสับสนและความผิดพลาดสิ่งที่ช่วยให้กระบวนการจัดการเอกสารเป็นไปอย่างถูกต้อง ดังนั้นระบบที่พบบ่อยคือความผูกพันกับประเภทของสัญญา ที่ส่วนใหญ่ขององค์กรที่พวกเขาเกิดขึ้นสามรุ่นพื้นฐาน: รายละเอียดทางเศรษฐกิจและแรงงาน ส่วนที่หนึ่งและที่สองมีลักษณะคล้ายกันมากและมักเก็บไว้เพียงห้าปีเท่านั้น ควรเข้าใจว่าโปรไฟล์หมายถึงสัญญาทั้งหมดและโดยทั่วไปเอกสารที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับสาขาหลักของกิจกรรมขององค์กรนี้ ที่สามชนิดของแรงงานของสัญญาในหลายกรณียังเป็นที่เก็บไว้เฉพาะสำหรับ 5 ปี แต่ในบางสถานการณ์ช่วงเวลานี้สามารถเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ ตัวอย่างเช่นถ้าไม่มีบัญชีส่วนบุคคลสัญญาการจ้างงานดังกล่าวจะต้องมีการเก็บไว้นานถึง 75 ปีซึ่งไม่สะดวกมาก ในความเป็นจริงถ้าคุณไม่ได้เป็นปัญหาโดยเฉพาะอย่างยิ่งคุณสามารถ จำกัด ระยะเวลาในการจัดเก็บข้อมูลได้ถึง 5 ปีและจำปัญหาได้อีกต่อไป แต่ในสถานการณ์ดังกล่าวอาจเป็นไปได้ว่าอาจพลาดปัจจัยบางอย่างซึ่งอาจเพิ่มระยะเวลาระหว่างการจัดเก็บสัญญาในรูปแบบนี้ได้และจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะได้รับปัญหาอย่างละเอียดหรือปัญหาอื่น ๆ ที่บุคคลมีสติต้องพยายามหลีกเลี่ยง

โอนไปเก็บถาวร

ขั้นตอนการโอนสัญญาในคลังซึ่งเป็นเงื่อนไขที่หมดอายุแล้วอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับองค์กร ในบางกรณีพนักงานเพียงแค่เย็บเอกสารเข้าด้วยกันและวางไว้ในมุมที่มืดซึ่งถือว่าเป็นที่เก็บถาวร แต่กับ บริษัท อื่นกระบวนการทั้งหมดสามารถอธิบายได้อย่างชัดเจนในเอกสารเกี่ยวกับระเบียบข้อบังคับจะมีบุคคลแยกต่างหากที่รับผิดชอบการจัดเก็บหรือแม้แต่ชื่อเฉพาะกฎเกณฑ์สำหรับการจัดทำแฟ้ม บันทึกสมุดบันทึก เป็นต้น ทั้งสองตัวเลือกจะสะดวกสบายขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย ตัวอย่างเช่นตัวเลือกแรกเหมาะสำหรับ บริษัท ขนาดเล็กที่มียอดขายเล็กน้อย จะไม่มีเอกสารมากมายที่สามารถพบได้เสมอโดยไม่มีปัญหาในมุมที่มืดเหมือนกัน แต่สถานการณ์บ่งชี้ว่ามีอยู่แล้วเหมาะสำหรับ บริษัท ที่ร้ายแรงซึ่งมีพนักงานจำนวนมากและมีภาระผูกพันเพียงอย่างใดไม่ให้จมน้ำตายในการไหลเวียนเอกสาร กฎทั่วไปซึ่งแยกความแตกต่างของการจัดเก็บสัญญาในองค์กรของรูปแบบการเป็นเจ้าของใด ๆ คือเวลาของการถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวร ตามกฎแล้วพนักงานจะต้องส่งเอกสารไม่ช้ากว่าช่วงเวลาหนึ่งโดยไม่คำนึงถึงเวลาที่พวกเขาหมดอายุลงจริง และโดยปกติการเก็บถาวรนี้จะเกิดขึ้นในช่วงต้นปี นั่นคือแม้ว่าสัญญาจะสิ้นสุดในเดือนกุมภาพันธ์ แต่คุณยังต้องรอให้ปีถัดไปวางลงในที่จัดเก็บ

การทำลาย

ดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้นเป็นไปไม่ได้ที่จะทำลายสัญญา ก่อนอื่นคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ผ่านช่วงเวลาที่เหมาะสมแล้ว เพียง แต่คุณสามารถทำลายเอกสารนี้ได้ แต่การกระทำเหล่านี้มักจะเป็นอันตรายเนื่องจากผลกระทบของพวกเขาซึ่งเป็นเหตุผลที่พนักงานส่วนใหญ่ชอบที่จะกระทำพวกเขาเท่านั้นและเฉพาะกับการลงโทษของการจัดการ ดูเหมือนว่า: พนักงานเก็บตัวอย่างจากเอกสารทั้งหมดที่ระยะเวลาที่ได้รับการออกแล้วหรือกำลังจะมีการสิ้นสุดลง ควรจัดเก็บสัมปทานไว้ที่องค์กรเพื่อให้ขั้นตอนการสุ่มตัวอย่างนี้ใช้เวลาไม่มากนัก จากนั้นจากรายการที่ได้รับรายงานจะถูกจัดทำขึ้นเพื่อการจัดการเอกสารจะมีการลงนามยื่นและเฉพาะเมื่อสิ่งนี้เสร็จสิ้นเริ่มต้นกระบวนการของการทำลายสัญญาโดยตรงและหลักทรัพย์อื่นที่คล้ายคลึงกัน การรักษาสัญญาอย่างต่อเนื่องไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดโดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจาก บริษัท บางแห่งสามารถจัดการรายได้ให้น้อยลงโดยการมอบถังขยะและอื่น ๆ

ตัวอย่างระบบบัญชีและระบบจัดเก็บข้อมูล

เพื่อให้เข้าใจถึงคุณสมบัติและจุดหลักของกิจกรรมได้ดียิ่งขึ้นเราสามารถอ้างอิงถึงตัวอย่างง่ายๆในการจัดระเบียบการจัดการระเบียน ดังนั้นจึงมีพนักงานซึ่งโดยปกติจะเป็นคนจากฝ่ายบัญชีซึ่งเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดเก็บสัญญากับคู่สัญญาหรือหลักทรัพย์อื่นที่คล้ายคลึงกัน เขามีโฟลเดอร์แยกต่างหากซึ่งพวกเขาอยู่ตลอดเวลาขณะที่กำลังทำงานอยู่ เมื่อปิดสัญญาจะมีการย้ายไปที่โฟลเดอร์อื่น จะสะดวกในการสร้างสมุดทะเบียนพิเศษในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยจะมีการระบุเอกสารทั้งหมดที่ระบุไว้ในใบสั่งพร้อมกับระบุระยะเวลาการเก็บรักษา แต่ในตอนต้นควรกำหนดระยะเวลานี้ ที่ดีที่สุดคือการเรียกใช้ผ่านโฟลเดอร์ไปยังแผนกทั้งหมดซึ่งเกี่ยวข้องกับสัญญาบางอย่างเพื่อทำความเข้าใจสาระสำคัญของพวกเขาให้ดีขึ้น เนื่องจากประสบการณ์ที่สะสมขึ้นความจำเป็นในการกระทำดังกล่าวจะหายไป จากนั้นเมื่อเข้าใจได้อย่างชัดเจนว่าเอกสารแต่ละฉบับมีความหมายตรงไหนระบุระยะเวลาที่เฉพาะเจาะจงในการจัดเก็บ ในบางกรณีการระบุวันสิ้นสุดของสัญญาจะสะดวกกว่าและจะเพิ่มขึ้น 5 ปี (ขึ้นไป) เพื่อพิจารณาว่าเมื่อใดจะสามารถทำลายกระดาษได้ ในความเป็นจริงแม้ในช่วงเริ่มต้นขององค์กรของปัญหานี้ขั้นตอนไม่ซับซ้อนโดยเฉพาะอย่างยิ่งและในระยะยาวก็จะมากขึ้นและง่ายขึ้น เมื่อจัดเก็บสัญญาในองค์กรที่กำหนดเวลาได้รับการอนุมัติแล้วจะได้รับมาตรฐานกระบวนการทั้งหมดจะใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที และตอนนี้ปีได้มาเมื่อเป็นไปได้ที่จะทำลายเอกสารบางอย่าง พวกเขาจะถูกถอนออกจากโฟลเดอร์ตรวจสอบข้อผิดพลาดที่เป็นไปได้และพร้อมกับรายการเอกสารเหล่านี้จะถูกส่งเพื่อตรวจสอบโดยหัวหน้า เขากลับมาอีกครั้งควรตรวจสอบว่าทุกสิ่งทุกอย่างเป็นจริงตามที่ระบุไว้ในรายการหรือไม่เนื่องจากเป็นหัวหน้าที่จะยังคงมีความผิดในกรณีที่เกิดปัญหา ถ้าทุกสิ่งทุกอย่างถูกต้องผู้จัดการจะอนุญาตให้ทำลายและที่นี่ทุกคนมาถึงความเข้าใจของตนเอง คนเพียงแค่อาเจียนและพ่นออกไป อื่น ๆ ใช้เครื่องหั่นย่อย อื่น ๆ ให้มันเสียกระดาษที่พวกเขาเผาไหม้และอื่น ๆ

เมื่ออายุการเก็บรักษาเริ่มขึ้น

นี่เป็นคำถามที่สำคัญมากเพราะมันอยู่กับเขาว่ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นมากมาย การจัดเก็บสัญญาในองค์กร RB หรือ RF ในกรณีนี้จะเหมือนกันและเริ่มต้นในขณะที่ปีใหม่เริ่มต้นซึ่งเอกสารเฉพาะไม่ได้ใช้งานอีกต่อไป ตัวอย่างเช่นมีสนธิสัญญาที่สิ้นสุดในวันที่ 15 กรกฎาคม พ.ศ. 2553 ต้องได้รับการบันทึกไว้เป็นเวลา 5 ปี แต่สามารถทำลายได้ไม่ได้ในวันที่ 15 กรกฎาคม 2015 แต่ในช่วงต้นปี 2016 นั่นคือรายงานไปตั้งแต่วันที่ 01.01.2011 และไม่ใช่จากเดือนที่ 7 ของปีที่แล้ว โดยปกติโดยมีเป้าหมายโดยทั่วไปเพื่อลดโอกาสของข้อผิดพลาดหนึ่งปีจะถูกเพิ่มในกำหนดเวลาที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ และหลังจากผ่านกระบวนการของการทำลายจะเริ่มขึ้น

คุณสมบัติในการจัดเก็บ

โดยทั่วไปมีคำแนะนำพิเศษเกี่ยวกับวิธีเก็บข้อมูลควรมีลักษณะและทำงาน ควรจัดเก็บสัญญารับผิดการตกลงกับ counteragents สัญญาจ้างและเอกสารที่คล้ายกันควรจะจัดขึ้นในห้องที่มีอากาศถ่ายเทและแห้ง ในเวลาเดียวกันเอกสารเหล่านี้ตั้งอยู่บนชั้นวาง (เปิดหรือปิด) หากมีความเกี่ยวข้องกับรูปแบบการรายงานหรือเอกสารที่มีการจัดประเภทอย่างเคร่งครัดว่าเป็น "ความลับทางการค้า" ระบบต้องมีตู้เซฟพิเศษ ในหลักการไม่มีใครตรวจสอบในขณะนี้เพราะเหล่านี้เป็นคำแนะนำที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรของตัวเอง สาระสำคัญคือง่ายมาก: ถ้าระบบของตัวเองไม่ได้ลงโทษแล้วสำหรับการขาดเอกสารเหล่านั้นที่ต้องถูกลงโทษมักจะ และหากมีน้ำท่วมหรือเอกสารจะถูกทำลายโดยวิธีการอื่นที่คล้ายคลึงกันจะมีเพียงองค์กรคอนกรีตเท่านั้นที่จะถูกตำหนิ

ความรับผิดชอบและผู้บังคับบัญชา

ความรับผิดชอบหลักและหลักสำหรับทุกสิ่งทุกอย่างที่รวมอยู่ในการจัดเก็บสัญญาจะเป็นไปตามหัวขององค์กร ผู้ที่อยู่ในปัญหาจะต้องรับผิดชอบต่อรัฐและประสบปัญหาทั้งหมดที่เป็นไปได้ นอกจากนี้หลังจากที่เขามักจะมีหัวหน้านักบัญชีทนายความและพนักงานที่มีหน้าที่ในการเก็บรักษาเอกสาร แต่โดยปกติแล้วบุคคลเหล่านี้จะถูกลงโทษโดยผู้นำในการวัดความผิดพลาด ในความเป็นจริงในองค์กรส่วนใหญ่ที่มีขนาดค่อนข้างเล็กระบบการควบคุมตามสัญญาได้รับมอบหมายให้ทำบัญชี และอยู่ในแผนกนี้แล้วหัวหน้าบัญชีแต่งตั้งโดยอิสระหรือผ่านการลงคะแนนเสียงโดยทั่วไปเป็นผู้รับผิดชอบที่เฉพาะเจาะจง ในบางกรณีบุคคลนี้ได้รับค่าจ้างเพิ่มขึ้นเล็กน้อยซึ่งควรชดเชยให้กับการทำงานเพิ่มเติม แต่โดยมากแล้วรายการสุดท้ายจะถูกเพิกเฉยโดยพิจารณาจากการขาดเงินทุนหรือปัจจัยอื่นที่คล้ายคลึงกัน ในกรณีที่หายากมากทนายความจะรับผิดชอบในการรักษาเอกสารโดยทั่วไปและสัญญาโดยเฉพาะอย่างยิ่ง แต่นี่ไม่ใช่เรื่องสะดวกมากเพราะคน ๆ นี้สามารถตอบได้ในสัญญาและส่วนที่เหลือของเอกสารเขามักจะคุ้นเคยเพียงผิวเผินเท่านั้น จะสะดวกที่สุดเมื่อมีบุคคลที่กำลังรับมือกับปัญหานี้ จะมีความถูกต้องที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และจะไม่ทำให้เกิดข้อผิดพลาดที่ไม่พึงประสงค์เล็กน้อยในขณะที่พนักงานคนอื่น ๆ สามารถทำได้

ผลที่ได้

การเก็บรักษาสัญญาในองค์กรจะดำเนินการตามหลักการของการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ทั้งหมดอย่างเคร่งครัด นี่เป็นข้อกำหนดเบื้องต้นที่สามารถขจัดปัญหาทั้งหมดจาก บริษัท ได้ ในกรณีนี้ความแตกต่างเล็ก ๆ กฎระเบียบภายในการลงทะเบียนและเอกสารที่เกี่ยวข้องอาจแตกต่างจาก บริษัท กับ บริษัท หัวหน้าผู้รับผิดชอบคือผู้บังคับบัญชา แต่เขาสามารถถ่ายโอนข้อมูลนี้ให้บุคคลอื่นได้ นี้จะอำนวยความสะดวกในการทำงานของการจัดการ แต่จะไม่ลบออกจากมันทั้งความลึกของความรับผิดชอบสำหรับข้อผิดพลาดที่เป็นไปได้ นั่นคือพนักงานที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานกับเอกสารที่เก็บเอกสารควรเป็นผู้รับผิดชอบมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เข้าใจได้ชัดเจนและเข้าใจการทำงานของเขาได้รับเงินจริงไม่ใช่ความขอบคุณด้วยวาจาโดยปกติแล้วจะเป็นกรณีที่ต้องเพิ่มภาระโดยไม่ต้องชดเชยด้วยวิธีการจ่ายเงินเพิ่มเติม