ขั้นตอนการทำงานในองค์กร โปรแกรมจัดการเอกสารและการบันทึกการรักษา

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเป็นวัด resorted ไปโดยเกือบทั้งหมดธุรกิจสมัยใหม่ แม้แต่ บริษัท ขนาดเล็กที่มีการทำงานร่วมกับมวลของเอกสารต่าง ๆ รวมทั้งตัวอักษรงบประมาณใบแจ้งหนี้สัญญาและทุกชนิดของความต้องการ มันเป็นเพราะเหตุนี้ว่าเกือบทุกองค์กรที่ทันสมัยพยายามที่จะใช้มาตรการนี้เป็นขั้นตอนการทำงานซึ่งมีค่าใช้จ่ายของความสมบูรณ์และการเก็บรักษาข้อมูลที่เป็นความสะดวกในการค้นหาและจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ และ จำกัด การเพิ่มประสิทธิภาพของเวลาที่จำเป็นสำหรับการอนุมัติของ

ทำไมมันได้หรือไม่

แทบพนักงานของ บริษัท ใด ๆ ที่ใช้เวลามากพยายามที่จะหาข้อมูลที่ถูกต้องและสถิติฉะฉานบอกว่ามันจะใช้เวลาประมาณครึ่งหนึ่งของเวลาในการทำงาน ในขณะที่มันยังเกิดขึ้นที่คุณต้องสร้างใหม่แทนการกลับมาใช้เอกสารใด ๆ ที่มีอยู่ "บาง" มันเป็นมาตรฐานคือสถานการณ์ที่ข้อความเดิมของสนธิสัญญาเป็นทนายความในคอมพิวเตอร์และวารสารรายการหลักทรัพย์ที่มาพร้อมกับการดำเนินการของสัญญาดำเนินการในระบบบัญชีค่าใช้จ่ายและการกระทำที่มีอยู่ในแผนกการเงินในรูปแบบกระดาษและการติดต่อเกี่ยวกับการดำเนินการของสนธิสัญญา ทำงานเป็นพนักงานอิเล็กทรอนิกส์กล่องจดหมาย นี้ "กระจาย" ของข้อมูลที่เป็นอันตรายอย่างยิ่งที่จะรักษาความปลอดภัยสมบูรณ์และสอดคล้องมันอยู่ในสถานการณ์ดังกล่าวมีกระบวนการทำงานอัตโนมัติที่เกิดขึ้นจริง

ผ่านการแนะนำของระบบสารสนเทศเฉพาะการแก้ไขส่วนเด่นของปัญหา ยกตัวอย่างเช่นบางส่วนของระบบงบประมาณให้ความสามารถในการสร้างระบบของงบประมาณที่เชื่อมต่อกันตามด้วยการสร้างและการจัดเก็บข้อมูลของรุ่นต่าง ๆ ของเอกสารดังกล่าวเช่นเดียวกับข้อบ่งชี้ของสถานะของพวกเขา ดังนั้นปัญหาจะแก้ไขบางส่วนเอกสารงบประมาณโดยการใช้ระบบดังกล่าว

แต่อย่าลืมว่ากรอบงบประมาณในปัจจุบันเช่นเดียวกับบัญชีและ ERP ระบบในส่วนใหญ่ที่ครอบงำของกรณีทำงานกับข้อมูลที่มีโครงสร้างเช่นชนิดของข้อมูลที่สามารถสร้างและเก็บไว้ในรูปแบบตาราง ตามที่ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่จำนวนของข้อมูลที่มีโครงสร้างข้อมูลทางธุรกิจใด ๆ ที่ทันสมัยให้เพียง 20% ในขณะที่ส่วนที่เหลือรวมถึงอีเมลเอกสารข้อความรายงานต่างๆของการเจรจาและการประชุมภาพ ฯลฯ ค่อนข้างบ่อยโดยไม่ต้องดำเนินการศึกษาข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างก็เป็นไปไม่ได้ที่จะทำให้การประเมิน kontektsta ปกติที่มีอยู่แล้วในปัจจุบันโครงสร้าง คลังเก็บของ, คอลเลกชันและการประมวลผลที่ตามมาของข้อมูลดังกล่าวให้บริการโดยการใช้มาตรการดังกล่าวเป็นขั้นตอนการทำงานและระบบการจัดการเนื้อหาข้อมูล บริษัท

มันคืออะไร?

ด้วยความช่วยเหลือของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้องค์กรของการปฏิสัมพันธ์ระหว่างพนักงานขององค์กรใด ๆ บนพื้นฐานของเอกสารที่ส่ง อีกครั้งเอกสาร 1C ให้สำหรับการสร้างเอกสารที่เป็นไปได้ในการเคลื่อนย้ายพวกเขาในองค์กรและการเก็บรักษาการควบคุมมากกว่าการดำเนินการของเอกสารและกระบวนการที่อธิบายไว้โดยใช้พวกเขา ดังนั้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้ บริษัท จำนวนมากของข้อได้เปรียบแปลผลงานของเธอเป็นจริงในระดับใหม่

เอกสารทุกเดียวในระบบอิเล็กทรอนิกส์นี้มีเอกลักษณ์เฉพาะด้วยทั้งชุดของรายละเอียดว่าลักษณะมันไม่ซ้ำกัน (มักเรียกว่าชุดดังกล่าวของบัตร) บัตรอาจจะมีความหลากหลายของข้อมูลรวมทั้งประเภทของเอกสาร, วันที่ของการก่อตัวและการเปลี่ยนแปลงของผู้เขียนเช่นเดียวกับพื้นที่จัดเก็บและอื่น ๆ อีกมากมาย ในระบบการจัดการเอกสารในอนาคตจะให้การจัดเก็บและการดึงเอกสารที่จำเป็นตามรายละเอียดที่ได้รับการระบุไว้ในบัตร

โอกาส

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้องค์กรที่มีไม่เพียง แต่ประโยชน์มาก แต่ก็ยังเปิดโอกาสใหม่ ๆ ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญ

การควบคุมจากส่วนกลาง

โดยไม่คำนึงถึงวิธีการใหญ่คือนี้หรือว่าระบบการจัดการเอกสารขององค์กรช่วยให้การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในรูปแบบของเอกสารหมุนเวียนบนมัน ตัวอย่างเช่นในการเปลี่ยนรูปแบบการประยุกต์ใช้สำหรับการใด ๆ ของค่าใช้จ่ายของศูนย์ความรับผิดชอบต่าง ๆ เพียงเพื่อให้การปรับเปลี่ยนบางอย่างเพื่อแม่แบบพออ้างว่าซึ่งจะถูกจัดเก็บไว้ในระบบแล้ว หลังจากนั้นพนักงานที่เติมแอพลิเคชันดังกล่าวจะไม่สามารถที่จะใช้รูปแบบเอกสารที่ล้าสมัยเนื่องจากแอพลิเคชันที่เต็มไปและส่งผ่านระบบ

สนับสนุนวงจรเอกสาร

เอกสารที่จะให้ขึ้นและประมวลผลในองค์กรใด ๆ ที่ทุกคนจำเป็นต้องผ่านหลายขั้นตอนการตั้งค่า ตัวอย่างเช่นเมื่อมันมาถึงงบประมาณขององค์กรก็เป็นครั้งแรกที่จำเป็นเพื่อให้แล้วอนุมัติและดำเนินการตามเวลาที่กำหนด หลังจากที่ผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นจริงและวางแผนต่างๆของเรื่องงบประมาณในการวิเคราะห์อย่างละเอียดและส่งไปยังที่เก็บ ใน 1C เอกสารให้การควบคุมที่รัดกุมวงจรชีวิตของเอกสารที่คำนึงถึงความต้องการขั้นพื้นฐานของสภาพแวดล้อมขององค์กรเช่นเดียวกับกฎหมายกฎระเบียบต่างๆและมาตรฐานอุตสาหกรรมของธุรกิจของ บริษัท ฯ

การทำงานเป็นทีม

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ให้มากขึ้นกว่าเพียงองค์กรในการทำงานร่วมกันในเอกสารและในการเข้าร่วมจะเป็นผู้เชี่ยวชาญที่มีความแตกต่างกันในสำนักงานหรือแม้กระทั่งในเมืองที่แตกต่างกัน

ระบบจัดเก็บจำนวนมากพอของเวอร์ชันของเอกสารเดียวกันนอกเหนือไปจากตรงและการเปลี่ยนแปลงที่พวกเขาสามารถใส่คำอธิบายประกอบข้อมูลที่เป็นเพิ่มให้กับพวกเขาความคิดเห็นบางส่วนและบันทึกโดยไม่มีผลต่อข้อมูลพื้นฐานซึ่งเขาจะต้องส่งมอบ

ความลับ

คุณลักษณะที่สำคัญค่อนข้างของระบบดังกล่าวที่อยู่ในเอกสารเดียวกัน 1C สามารถสมัครผ่านลายเซ็นดิจิตอลพิเศษตามด้วยการเข้ารหัส นี้จะทำให้มันเป็นไปได้ไม่เพียง แต่เพื่อยืนยันความถูกต้องของข้อมูลใด ๆ แต่ยังระบุไม่ซ้ำกันกับผู้เขียนตลอดจนเพื่อให้บรรลุการรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับการจัดเก็บข้อมูลต่างๆถ้าจำเป็น

การกำหนดเส้นทาง

หากระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่สามารถใช้ได้แล้วในกรณีที่พนักงานที่มีส่วนร่วมในการสร้างหลักทรัพย์บางอย่างที่จะต้องจำเป็นต้องเข้าใจที่ดีที่สุดคือการโอนหลักทรัพย์เหล่านี้ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรเพื่อการถ่ายโอนข้อมูลโดยอัตโนมัติบุคคลที่เหมาะสม

ด้วยตัวเองการกำหนดเส้นทางที่เป็นอิสระและแข็ง ฟรีให้โอกาสในการทำเอกสารทิศทางของผู้รับอย่างแน่นอนตามความเหมาะสมใด ๆ ในขณะที่แข็งให้กฎระเบียบที่ถูกต้องที่สุด แต่ในกรณีพิเศษการกระทำของที่ติดตั้งในระบบเอกสารของกฎจราจรสามารถหยุดเล็ก ๆ น้อย ๆ (ตัวอย่างเช่นถ้าคุณจำเป็นต้องส่งเอกสารร่างเพื่อการตรวจสอบ ที่ผู้เชี่ยวชาญภายนอก)

การควบคุมการเข้าถึง

มีหลายตัวเลือกของวิธีการที่จะแยกแยะระหว่างอำนาจที่แตกต่างกันของพนักงานของ บริษัท ในแง่ของการจัดการเอกสารที่มี ดังนั้นขั้นตอนการทำงานที่ทันสมัยช่วยให้คนที่จะให้การควบคุมเต็มรูปแบบผ่านข้อมูลกำหนดความสามารถในการแก้ไขหรือแม้แต่ให้ดูอย่างเดียวหรือคำอธิบายไฟล์ใด ๆ นี้ง่ายมากการทำงานกับข้อมูลที่แตกต่างกันและที่สำคัญ - มันจะกลายเป็นที่ปลอดภัยมาก

บูรณาการ

เพื่อให้มั่นใจความสมบูรณ์ของข้อมูลสูงสุดซึ่งถูกวาดใน บริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่งการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรมีการรวมตัวกันของระบบที่ติดตั้งที่มีคนอื่น ๆ - การเงิน, อุตสาหกรรม, การวิเคราะห์อื่น ๆ ผ่านการบูรณาการดังกล่าวมีระบบขั้นตอนการทำงานสมัยใหม่มักใช้ทำพอเป็นชนิดของการประสานงานระหว่างหลาย ประเภทซอฟแวร์

เอกสารของระบบทั้งหมดจะเกี่ยวข้องกับเหตุผลข้อมูลนี้เรียกว่าบริบท มันอาจรวมถึงเนื้อหาของกระดาษหรือ e-mail, แฟกซ์เอกสารการชำระเงิน, บันทึกกิจกรรมวิดีโอหรือบันทึกเสียงและแม้กระทั่งข้อมูลจำนวนมากอื่น ๆ บริบทของเอกสารสามารถเพิ่มด้วยตนเองหรืออย่างเต็มที่โดยอัตโนมัติกระบวนการขึ้นอยู่กับการตั้งค่าและความต้องการของการจัดการ

ยกตัวอย่างเช่นระบบที่ทันสมัยของระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ในกระบวนการของการสร้างและการเปลี่ยนแปลงตามมาในงบประมาณที่สามารถนำมาใช้จำนวนของข้อมูลบริบทอื่น ๆ :

• ทุกชนิดของการวิจัยตลาดรวมทั้งไม่เพียง แต่ของตัวเอง แต่ยังมีผู้ที่ได้รับจากแหล่งภายนอก
• ข้อตกลงต่างๆกับคู่ (ผู้ซื้อหรือผู้ขาย);
• พิเศษทางกฎหมายและการอ้างอิงเอกสาร;
• เอกสารเพิ่มเติมซึ่งสะท้อนให้เห็นในตัวเองข้อ จำกัด ใด ๆ หรือสมมติฐาน (เป็นตัวอย่าง, อัตราเงินเฟ้อ, อัตราแลกเปลี่ยนและข้อมูลอื่น ๆ );
• นาทีของการประชุม ที่จัดขึ้นเพื่อหารือเกี่ยวกับรุ่นใด ๆ ที่เป็นงบประมาณและรวมทุกประเภทของความเห็นของคนงานและข้อสังเกตของผู้เข้าร่วมในกระบวนการ (มักเอกสารดังกล่าวจะถูกส่งไปในหมู่พนักงานทุกคนผ่านทาง e-mail และจัดเก็บแยกต่างหากจากไฟล์ข้อมูลงบประมาณ)

ผู้ใช้ที่จะทำงานร่วมกับงบประมาณในเวลาใด ๆ ถ้าจำเป็นสามารถดูใด ๆ ของเอกสารดังกล่าวเป็นเทคโนโลยีขั้นตอนการทำงานที่ทันสมัยช่วยให้เขาทำเช่นนี้โดยการค้นหานาน ๆ

ระบบจะใช้อะไรกับเรา?

หนึ่งในโซลูชั่นซอฟต์แวร์ที่นิยมมากที่สุดที่สามารถพบได้ใน บริษัท ที่รัสเซียสามารถเรียกว่าการรวมกันของสาธารณูปโภค Microsoft Outlook กับ Microsoft Exchange Server โปรแกรมแรกในหลักการตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์เกือบทุกขณะที่ Exchange Server มักจะถูกนำไปใช้เป็นเซิร์ฟเวอร์อีเมลเต็มเปี่ยม แม้จะมีความจริงที่ว่า บริษัท ที่มีอยู่แล้วเวลาที่ผ่านมาคือการแนะนำของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดขึ้นโปรแกรมดังกล่าวจะใช้เฉพาะเป็นแพลตฟอร์มสำหรับ e-mail หลังจากการตั้งค่าส่วนกลางบางคนถึงกับซอฟต์แวร์นี้สามารถใช้เป็นขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติทำงานค่อนข้างเกือบทุกองค์กร .

ในขณะที่ตลาดรัสเซียเต็มไปด้วยหลายสิบของระบบที่แตกต่างกันโดยใช้วิธีการที่ระบบอัตโนมัติการจัดการเอกสารและซอฟต์แวร์ที่คล้ายกันไม่ได้มีเพียงเวสเทิร์ แต่ยังพัฒนาประเทศ แม้ไมโครซอฟท์ที่นอกเหนือไปจากโปรแกรมดังกล่าวข้างต้นมีสาธารณูปโภคแม้เช่นเนื้อหา Management Server หรือ SharePoint Portal Server

มีประสิทธิภาพมากที่สุดในระบบที่มีอยู่ทั้งหมดจะถือเป็น Documentum แต่ส่วนใหญ่เป็น บริษัท ขนาดใหญ่ที่ใช้กระบวนการอัตโนมัตินี้ ขั้นตอนการทำงานของบาง บริษัท ที่ค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์อัตโนมัติแพคเกจ Lotus Notes แต่หลายคนเรียกชนิดของมัน "ออกแบบสำหรับโปรแกรมเมอร์" เป็นที่ตั้งอยู่บนพื้นฐานของระบบที่สมบูรณ์เป็นเรื่องยากมาก

ความแตกต่างระหว่างระบบรัสเซียและเวสเทิร์คืออะไร?

ถ้าเราพูดคุยเกี่ยวกับความแตกต่างที่สำคัญระหว่างสาธารณูปโภคในประเทศและต่างประเทศที่พวกเขามีอยู่ในความสามารถในการปรับขนาด ตัวอย่างเช่นถ้าระบบการทำงานของนักพัฒนาตะวันตกสามารถทำงานได้ในแทบทุกระบบปฏิบัติการมันเป็นส่วนใหญ่ที่พัฒนาเฉพาะสำหรับหนึ่งของพวกเขาใด ๆ และแน่นอนในประเทศที่มันมักจะใช้ Windows ระบบตะวันตกมีการกำหนดค่าใช้ DBMS ใด ๆ เช่นข้อ จำกัด ของระบบรัสเซียอย่างรุนแรงสามารถขัดขวางความเป็นไปได้ของการสร้างข้ามแพลตฟอร์มการแก้ปัญหาแบบบูรณาการ

เกี่ยวกับการทำงานที่แตกต่างอยู่ในความจริงที่ว่าใน dokumentoproizvodstva เวสต์อัตโนมัติและเวิร์กโฟลว์การดำเนินการหลายโปรแกรมที่สามารถออกภายใต้แบรนด์เดียว แต่เป้าหมายสำหรับความหลากหลายของวัตถุประสงค์ ยกตัวอย่างเช่น Documentum มีจำนวนของแต่ละผลิตภัณฑ์ที่ใช้สำหรับระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบและการทำงานร่วมกับ ERP ระบบสนับสนุนการออกแบบและวิศวกรรมการจัดการเอกสารและอื่น ๆ ส่วนเด่นของซอฟต์แวร์ที่พัฒนาในรัสเซียมุ่งเป้าไปที่การแก้ปัญหาเฉพาะ

นอกจากนี้ยังเป็นที่น่าสังเกตคือการที่แตกต่างที่สำคัญอยู่ในแนวทางของทั้งสองฝ่ายกับสิ่งที่เป็นระบบขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ ระบบตะวันตกมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ระบบอัตโนมัติที่สมบูรณ์และติดตามการสนับสนุนผ่านความหลากหลายของกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์กรในขณะที่ส่วนใหญ่ที่ครอบงำของโปรแกรมในประเทศได้โดยอัตโนมัติฟังก์ชั่นบางอย่างเท่านั้น

ค่าใช้จ่ายของระบบทางทิศตะวันตกประมาณช่วงจาก $ 400 ถึง $ 1,000 สำหรับแต่ละงานไม่นับค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ปกติ บ่อยครั้งที่การแนะนำตัวเองมีค่าใช้จ่ายประมาณครึ่งหนึ่งของค่าใช้จ่ายตามปกติของใบอนุญาตเป็นส่วนใหญ่ของโปรแกรมสำหรับระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ดำเนินการโปรโมชั่นต่างๆ แต่ในบางสถานการณ์ราคาของลำดับความสำคัญมากขึ้น หนึ่งในสิ่งที่ยากที่สุดอยู่เสมอโครงการระบบอัตโนมัติของเอกสารทางการเงินเช่นการดำเนินการตามโครงการดังกล่าวมีค่าใช้จ่ายประมาณ 2-3 เท่าสูงกว่าค่าใช้จ่ายของใบอนุญาต

ซอฟต์แวร์ในประเทศขายที่ $ 200-600 ต่อที่นั่งและในนอกจากนี้การที่นำเข้าบัญชีค่าใช้จ่ายของโปรแกรมเพิ่มเติมและอุปกรณ์ต่างๆ ในท้ายที่สุดคำนวณมูลค่าเปรียบเทียบจะดำเนินการในลักษณะเช่นเดียวกับในระบบตะวันตก

คุณสมบัติ

ในส่วนใหญ่ที่ครอบงำของกรณีเป็นทิศทางที่มีความสำคัญของระบบอัตโนมัติกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการประสานกันของเอกสารเช่นขั้นตอนการเตรียมเริ่มต้นและดำเนินการต่อไปของงบประมาณที่ แต่หลายทีมที่กำลังใช้สำนักงานอัตโนมัติและเวิร์กโฟลว์ที่มีที่มีขั้นตอนการลงทะเบียนของเอกสารออกและขาเข้า

รู้เบื้องต้นเกี่ยวกับระบบอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้เป็นพื้นฐานที่แตกต่างจากการแนะนำของระบบอัตโนมัติอื่น ๆ จึงมีความจำเป็นต้องอาศัยอยู่ในคุณสมบัติที่โดดเด่นของโครงการนี้

การสร้างการจัดเก็บข้อมูลระดับองค์กร

บทนำเอกสารอัตโนมัติในกรณีใด ๆ ให้สำหรับพื้นที่เก็บข้อมูลขององค์กรบางอย่างในการที่จะจัดเก็บเอกสารทั้งหมด โครงสร้างเชิงตรรกะของการจัดเก็บ, การพัฒนาและการดำเนินการต่อไปของนโยบายด้านความปลอดภัยเช่นเดียวกับลำดับชั้นของการจัดเก็บเอกสารต้องมีความถูกต้องสูงสุดและจะต้องมีการดำเนินการในช่วงเริ่มต้นของโครงการ

มันควรจะเป็นพาหะในใจว่าฟังก์ชั่นการจัดเก็บข้อมูลที่สามารถนำไปใช้ในการเริ่มต้นของการออกแบบเพื่อให้ในระยะแรกสามารถทำเพื่อย้ายเอกสารทั้งหมดจากสถานที่จัดเก็บในปัจจุบันเป็นพื้นที่เก็บข้อมูลขององค์กรเดียว เป็นผลให้ผู้ใช้สามารถทำความคุ้นเคยกับใด ๆ ของฟังก์ชั่นที่สำคัญของระบบและพร้อมกันต้นแบบและการประยุกต์ใช้ เร่งปรับตัวของพนักงานในการดำเนินการระบบสามารถผ่านการใช้ฟังก์ชั่นการให้บริการเช่นการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเอกสารลักษณะของเอกสารใหม่ ฯลฯ

ดังนั้นขั้นตอนการทำงานที่จำเป็นสำหรับ บริษัท ที่ทันสมัยใด ๆ ที่พยายามที่จะพัฒนาและปรับปรุงการดำเนินงาน